Trong quá trình lập kế hoạch, sự tham giá của
cấp dưới cùng với cấp trên là một nhân tố then chốt tạo nên hiệu quà của kế hoạch.
Việc tham dự này không chỉ cải thiện chất lượng các mục tiêu và đóng góp của
cấp dưới vào các mục tiêu của cấp trên, mà còn mang lại sự rõ ràng cho việc lập
kế hoạch và mang lại một ý nghĩa cam kết của cấp dưới. Việc nhà quản lý cấp
trên dành thời gian cùng với những nhà quản lý chủ chốt cấp dưới xây dựng các
kế hoạch và khuyến khích những nhà quản lý này bàn bạc các kế hoạch với cấp
dưới của họ là một cách khác để tăng cường sự tham gia của mọi người. Ở nhiều
tổ chức, biện pháp này đã mang lại những kết quả to lớn. Các nhà quản lý có thể
động viên, khuyến khích người lao động cùng tham gia vào quá trình lập kế hoạch
thông qua việc cung cấp thông tin, cải thiện các mối quan hệ về lợi ích, sử
dụng có hiệu quả các nguồn lực… Tuy nhiên, cách này phải được tiến hành khéo
léo để tránh lãng phí thời gian, nhưng chúng cỏ thể sẽ mang lại những lợi ích
to lớn qua những lời khuyên hữu ích, qua việc hiểu rõ hơn các mục tiêu, chương
trình và qua sự trung thành.
Một cách nữa nhằm tăng cường sự tham dự của
nhiều người là việc lập ngân quỹ từ cơ sở. Thay cho việc những nhà quản lý cấp
cao hay những người đứng đầu các bộ phận chuẩn bị một ngân quỹ để chi tiêu cho
hoạt động hay mua sắm tài sản, các đơn vị tổ chức nhỏ nhất sẽ dự thảo ra các
ngân quỹ của mình và trình lên cấp trên. Đương nhiên để việc các nguồn quỹ của
họ hoạt động có kết quả, các đơn vị này phải nhận thức rõ các mục tiêu, sách
lược và chương trình có ảnh hưởng đến hoạt động của họ. Trước hết họ phải có
được các tiền đề thật rõ để lập kế hoạch và có những thông tin cho phép họ
chuyển hóa các nhiệm vụ thành những yêu cầu về nhân sự, vật tư và tiền bạc. Nêu
những yêu cầu về ngân quỹ được những nhà quản lý bộ phận xem xét và phối hợp
lại và nếu những người lập ngân quỹ được yêu cầu phải bảo vệ dự toán ngân quỹ của
mình thì cách tham gia lập kế hoạch này sẽ trở nên hiện thực và có mục đích rõ
ràng. Thực tế chỉ rõ nếu làm được như vậy thì ngay cả những vấn đề tài chính
buồn tẻ nhất qua đó cũng trở nên sinh động và một kế hoạch phức tạp nhất cũng
trở thành thú vị. Nhiều nhà quản lý cấp cao đã xem nhẹ sự thật đơn giản là
những nhà quản lý ở mọi cấp đều có sự quan tâm rất lớn đến việc lập kế hoạch
của tổ chức vì công việc này có tầm quan trọng vô cùng lớn đến sự sống còn của
họ.
Đọc thêm tại:
