Ở vào một thòi kỳ luôn thay đổi và cạnh tranh khốc liệt giữa
các công việc kinh doanh và các quốc gia, việc lập kế hoạch trở thành một vấn
đề thôi thúc to lớn đổi với những ai quản lý nguồn lực của các doanh nghiệp, tổ
chức hay của một quốc gia. Điều rất quan trọng là mỗi nhà quản lý cần phải tạo
ra được một môi trường lập kế hoạch.
Việc lập kế hoạch không được phó mặc cho số mệnh. Mồi người
quản lý phải gạt bỏ những trở ngại cho việc lập kế hoạch và phải cố tạo ra bầu
không khí trong đó các cấp dưới cũng phải có kế hoạch. Điều đó đòi hỏi ở mỗi
cấp quản lý phải đặt rõ các mục tiêu, phải lập ra và phổ biến rộng rãi các tiền
đề kế hoạch, lôi kéo tất cả những người quản lý vào quá trình lập kế hoạch,
kiểm tra các kế hoạch và việc thực thi chúng ở cấp dưới và phải chắc chắn rằng
mọi người đều có được những thông tin và sự trợ giúp tham mưu tương xứng. Tất
cả những bước này tập hợp lại thành một nhận thức rằng việc lập kế hoạch sẽ
không xảy ra một khi chúng chưa bị buộc phải thực hiện và những điều kiện thuận
lợi để thực hiện chúng chưa sẵn sàng. Chính vì vậy, để quá trinh lập kế hoạch
có hiệu quả thì chúng ta cần phải chú ý một số điều kiện sau:
1.
Nên
lập kế hoạch xuất phát từ cấp cao nhất về mặt logic, những mục tiêu cơ bản mà
mọi việc đều bắt nguồn từ đó phải được phổ biến trong toàn công ty và do vậy các
mục tiêu phải được đặt ra ở cấp quản lý cao nhất.
2.
Tấm
gương và sự chèo lái của những người quản lý cao nhất là yếu tố duy nhất, quan
trọng nhất đổi với việc lập kế hoạch. Khi những người quản lý cao nhất kiểm tra
các chương trình của cấp dưới thật chặt chẽ, việc quan tâm lập kế hoạch đương
nhiên được khích lệ trong tổ chức.
Mặc dù việc lập kế hoạch hiệu quả nhất nên được bắt đầu ở
cấp cao nhất và phải nhận được sự ủng hộ của những người quản lý ở cấp này song
điều đó không có nghĩa là các cấp dưới có thể không làm gì cả. cần có cái gì đó
cổ vũ cho việc “đẩy lên” cũng như “ép xuống”, cấp trên có thể được lôi kéo vào
việc đặt các mục tiêu, tiền đề và chuẩn y các kế hoạch nếu một chương trình lập
luận chặt chẽ được trình bày với họ. Người quản lý cao cấp thường muốn ra các
quyết định và hướng dẫn việc lập kế hoạch nhưng lại không có đủ kiến thức, hay
không có sự hỗ trợ của cấp dưới của mình để làm điều đỏ. Nhiều nhà quân lý cao
cấp đã bày tỏ một cách thiết tha rằng họ muốn các cấp dưới đưa ra các giải pháp
chứ không phải là đưa ra các vấn đề. Chắc chán là không có cấp dưới nào lại phê
phán quá mức một cấp trên mà không có trong tay một chương trình riêng để đề
đạt chứng, gây áp lực cho chúng và có khả năng bảo vệ được chúng.
