Mặc dầu đây là việc phải làm trước khi lập kế hoạch
và trên thực tế nó không phải là một bộ phận bắt buộc của mọi quá trình lập kế
hoạch. Nhưng phân tích và đánh giá môi trường là điểm bắt đầu thực sự quan
trọng của việc lập kế hoạch.
Tất cả các nhà quản lý, dù cho họ hoạt động trong một
doanh nghiệp, một cơ quan nhà nước, một nhà thờ, một tổ chức từ thiện hay trong
một trường đại học đều phải xét tới với những mức độ khác nhau của các yếu tố
và các lực lượng của môi trường xung quanh họ. Trong khi họ có thể thay đổi
chút ít hoặc không thể thay đổi các lực lượng này thì họ không có sự lựa chọn
mà phải phản ứng với chúng. Họ phải xác định, ước lượng và phản ứng lại đối với
các lực lượng ở bên ngoài mà chúng có thể ảnh hưởng tới sự hoạt động của
tổ chức.
Để lập kế hoạch có hiệu quả cần phải có những hiểu biết về
môi trường, về thị trường, về sự cạnh tranh, về điểm mạnh và điểm yếu của mình
so với các đối thủ cạnh tranh. Chúng ta phải dự đoán được các yếu tố không chắc
chắn và đưa ra phương án đối phó. Việc lập kế hoạch đòi hỏi phải có những dự
đoán thực tế về cơ hội, các dự báo, cácchính sách cơ bản có thê áp dụng các kế
hoạch hiện có của tổ chức. Chủng là những giả thiết về môi trường mà trong đó
ta muốn thực hiện kế hoạch Đó có thê lả địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động,
mức giá, sản phẩm gì triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương, mức cổ
tức và các khía cạnh tài chỉnh, xã hội, chính trị khác.
Trong thực tế, một trong những nguyên tắc cơ bản lập kế
hoạch là các cá nhân được giao nhiệm vụ lập kế hoạch càng hiểu biết và nhất trí
hơn trong việc sử dụng các yểu tổ, tiền đề thích hợp cho việc lập kế hoạch thì
việc lập kế hoạch của cơ sở sẽ càng được phổi hợp chặt chẽ hơn.
Trong thực tế, việc nghiên cứu và phân tích môi trường còn
có cả những dự báo và các chính sách chưa được ban hành. Ví dụ: nếu một viện nghiên
cứu không có chính sách tuyển dụng cán bộ nghiên cứu thì trong quá trình lập kế
hoạch đôi khi phải dự đoán xem chính sách đó sẽ được ban hành hay không và nếu
có thì nó sẽ gồm những nội dung gì? (cần có bằng cấp từ thạc sĩ trở lên hay chỉ
cần tốt nghiệp đại học loại giỏi, có đòi hỏi kinh nghiệm làm việc hay không, tổ
chức thi tuyển ra sao,v.v…).
Mục đích của việc phân tích môi trường là nhằm tìm kiếm cơ
hội và phát hiện ra những thách thức đặt ra cho tổ chức.
Lấy một ví dụ khác, khi xây dựng các kế hoạch phát triển đô thị
của một thành phố, người ta có thể dựa trên một nghiên cứu và dự báo là mạng
lưới xe buýt và các phương tiện đi lại công cộng khác sẽ định hình ra sao sau 5
năm tới.
Vì tương lai quá phức tạp nên việc lập các giả thiết về
mọi chi tiết của môi trường tương lai của một kế hoạch cỏ lẽ là không có lợi
hoặc phi thực tế. Do đó, cũng như các vấn đề thực hành khác, việc phân tích môi
trường cũng cần được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc
cấp thiết để dẫn đến một kế hoạch. Các tiền đề này có ảnh hưởng nhiều nhất đến
sự hoạt động của kế hoạch đó. Sự nhất trí về các yếu tố ảnh hưởng là điều kiện
quan trọng để lập kế hoạch phối hợp, cho nên các nhà quản lý cấp cạo nhất phải
đảm bảo để những người dưới quyền hiểu rõ những căn cứ mà họ sẽ dùng để xây
dựng kế hoạch. (Ví dụ: không nên đòi hỏi những kế hoạch và ngân sách từ cấp
dưới khi chưa có những chỉ dẫn cho những người đứng đầu các bộ phận của mình).
Từ khóa tìm
kiếm nhiều: chiến
lược là gì, lập kế hoạch
