Chúng ta hãy khảo sát một ví dụ về mối quan hệ giữa chính sách và
thủ tục. Chính sách của trường đại học là thừa nhận quyền nghỉ phép của cán bộ
công nhân viên: Các thủ tục được xây dựng thực hiện chính sách này sẽ đưa ra
một thời gian biểu nghỉ phép để tránh sự đình trệ trong công việc giảng dạy,
đặt ra những phương thức và những tỷ lệ tiền được hưởng trong thời gian nghỉ,
tổ chức ghi chép để đảm cán bộ công nhân viên ít nhất được nghỉ một lần, giải
thích rõ các điều để xin nghỉ phép.
Như vậy, để thực hiện chính sách thành công, các tổ chức liên
quan lập ra những quy chế và thủ tục cần thiết. Các thủ tục này tạo ra môi
trường thực thi chính sách, quy định những đòi hỏi và bước đi cần thiết trong
việc thực thi chính sách, tạo ra trình tự ổn định và rành mạch cho hoạt động
quản lý tối ưu. Tuy nhiên, các thủ tục cần phải có tính ổn định tương đối để
không gây nhiều xáo trộn trong quá trình thực thi chính sách. Nhưng nếu có
những thủ tục đã trở nên lỗi thời kìm hãm việc thực thi thì cần phải thay thế
bằng những thủ tục mới họp lý và thuận tiện. (Ví dụ: Hiện nay trong nền kinh tế
đang tiến hành cải cách thủ tục hành chính trong một số lĩnh vực: cấp giấy phép
đầu tư, đăng ký kinh doanh, xuất nhập khẩu…)
Quy tắc
Quy tắc là loại hình kế hoạch đơn giản nhất cho biết những hành
động nào cổ thể làm, những hành động nào không được làm. Đây là loại kế hoạch
đom giản nhất.
Tuy nhiên không nên nhầm lẫn giữa quy tắc với chính sách hoặc thủ
tục. Các quy tắc gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động
mà không ấn định trình tự thời gian, trong khi đó thủ tục bao hàm sự hướng dẫn
những quy định và cả trình tự thời gian cho các hành động. Trong thực tế, có
thể coi thủ tục như là một dãy các quy tắc; còn mục đích của chính sách là
hướng dẫn việc ra quyết định bằng cách ấn định phạm vi mà trong đó người quản lý
có thể sử dụng sự suy xét riêng của minh. Mặc dù các quy tắc cũng là sự hướng
dẫn, nhưng chúng không cho phép có sự lựa chọn khi áp dụng.
Nhiều công ty và tổ chức nghĩ rằng họ chì cỏ chính sách khi nào
đã thực sự có quy tắc rõ ràng. Kết quả là làm cho người ta nhầm lẫn không biết
khi nào có thể sử dụng quyền quyết đoán của mình nếu có, đó có thể là điều nguy
hiểm. Các quy tắc và thủ tục, theo bản chất của chúng, được đưa ra để hạn chế
tư duy, cho nên chúng ta chỉ nên sử dụng chúng khi không muốn cho mọi người
trong tổ chức sử dụng quyền làm theo ý riêng của họ.
Đọc thêm tại:
