Một cơ cấu tổ chức tốt – qua việc phân chia
một cách thích hợp các hoạt động và việc giao phó quyền hạn rõ ràng- sẽ tạo ra
một môi trường cho việc thực hiện nhiệm vụ. Nhà quản lý phải chịu trách nhiệm
về việc lập kế hoạch trong phạm vi quyền hạn của mình.
Điều mà đôi khi bị bỏ quên là phải đàm bảo
ràng họ có đầy đủ sự trợ giúp về tham mưu. Mặc dù không có nhà quản lý nào có
thể giao trách nhiệm ra quyết định cho người cố vấn, song hầu hết những nhà
quản lý đều có thể cải thiện việc lập kế hoạch của họ nếu như họ có được sự
giúp đỡ trong việc thu thập thông tin và phân tích chúng.
Khi đó, một tổ chức hoạt động tốt sẽ mang ý
nghĩa là việc lập kế hoạch và thực hiện chúng không phải là các mảng hoạt động
riêng rẽ. Nói cách khác, không có cách thức thực tiễn nào cho nhà quản lý để ra
các quyết định mà không tham gia vào việc lập kế hoạch bởi vì ra quyết định là
trọng tâm của quá trình lập kế hoạch. Thế nhưng, ở hầu hết mọi tổ chức, người
ta thường thấy là các trợ lý tham mưu đặc biệt về lập kế hoạch đã lập ra các
chương trình mà chúng chẳng bao giờ được thực thi, chẳng qua là vì những người
chịu trách nhiệm ra quyết định không coi trọng các bàn nghiên cứu kế hoạch này.
Một trợ lý tham mưu kế hoạch có trách nhiệm đúng như tên gọi chức danh này thì
nhiệm vụ của họ là cố vấn và trợ lý cho những người ở cương vị trực tiếp tác
nghiệp để lập ra các kế hoạch chính thức. Nhưng nếu những người ra quyết định
không lắng nghe họ, thì có thể khẳng định là các công trình nghiên cứu của họ
sẽ trở nên vô dụng.
Để tránh sai sót do việc lập kế hoạch và thực
hiện, nhà quản lý cần khôn khéo tham khảo ý kiến ban tham mưu kế hoạch của mình
qua việc đưa ra nhũng quyết định dự kiến về một công việc quan trọng nào đỏ để
ban tham mưu phân tích và đóng góp ý kiến – trước khi họ ra quyết định.
Mặt khác, một trợ lý tham mưu kế hoạch nên
biết về hoàn cảnh mà những lời tư vấn của họ sẽ được cần đến. Điều đó có nghĩa
là họ phải có mối quan hệ chặt chẽ với những ai làm việc trực tiếp trong doanh
nghiệp, tổ chức thay vì ngăn cách với chúng như tình hạng hay xảy ra với nhà
tham mưu. Nếu lời khuyên của nhà tham mưu trong việc lập kế hoạch khớp với thực
tiễn do mối quan hệ của họ, thì bản thân việc ra quyết định rõ ràng đã được
thừa nhận là họng tâm của việc lập kế hoạch và nếu một kế hoạch chỉ được coi
như một công trình nghiên cứu hay đề xuất, cho tới tận khi quyết định được đưa
ra, thì xu thế nguy hiểm của sự tách rời việc lập kế hoạch và thực hiện có thể
tránh được.
Đọc thêm tại:
